3 conseils pour organiser une réunion dans de bonnes conditions
Les réunions ne sont pas toujours les activités préférés des employés. En effet, la réunion est souvent vu comme une tâche peu intéressante et ennuyeuse, c’est pourquoi il est important d’avoir une salle bien équipée et bien aménagée afin de rendre ce moment plus attractif. Voici donc 3 conseils pour avoir une bonne salle de réunion.
Trouver une bonne salle de réunion
La première étape va bien évidemment être de trouver une salle, si vous n’en avez déjà une à disposition. De nombreuses entreprises proposent des salles à louer, dont notamment les espaces de coworking. Ces sociétés vous fournirons, à vous et à vos collaborateurs, des salles équipés pour vos besoins : mobiliers, choix de la surface, disponibilité, petit déjeuner… Ces espaces disposent également d’une grande flexibilité : vous pouvez réserver la salle pour une durée qui correspond à vos envies.
Choisir un mobilier adéquat
Pour ce qui est de l’ameublement , tout dépend du temps que vous allez passez dans la salle. Pour une réunion de 20 à 30 minutes, n’importe quelle chaise de bureau fera l’affaire, mais elles ne suffiront pas si la réunion dure une heure ou plus. Dans ces cas là, il vaut mieux s’équiper de fauteuils de qualité pour assurer le confort de vos collaborateurs.
A l’inverse une simple chaise en bois ou en plastique peut devenir vraiment désagréable si la réunion s’éternise.
Si jamais leurs sièges sont inconfortables, vos collaborateurs passeront leur temps à changer de positions sur leur chaises ce qui entraînera forcément un manque de concentration de leur part et donc une réunion moins efficace.
De nombreuses enseignes seront à même de proposer des pièces de mobilier spécialement adaptés.
Autre pièce de mobilier obligatoire, la table. On pourrait penser que n’importe table suffit, et c’est le cas pour de courte réunion. Mais si vous voulez travailler dans des conditions optimales il est intéressant d’adapter la table en fonction de la pièce dans laquelle vous êtes et de l’ambiance que vous voulez dégager : table ovale, rectangulaire, en bois, transparente… Selon l’entreprise Kollori, spécialiste en aménagement de bureaux, il est important de décorer la salle de réunion afin de la rendre plus attrayante et de stimuler la créativité. Au delà du confort de vos collègues, le choix du mobilier est important car il permet d’instaurer l’ambiance que vous voulez et de rendre la réunion plus agréable.
Avoir accès à de l’équipement supplémentaire
Des chaises et une table, c’est bien mais ça ne suffit pas. Une réunion, cela représente le mélange des idées et des propositions, et pour noter et mettre en lien toute ces idées on peut utiliser un tableau, des murs d’écritures, des post-its en grande quantité… Il peut être intéressant de réserver une salle à l’avance pour ne pas être pris au dépourvu. Toujours pour le confort de vos collègues, il peut être intéressant d’ajouter un distributeur d’eau ou une cafetière pour les pauses.
L’utilisation d’outils plus sophistiqués, comme un système de vidéoconférence ou un système de présentation sans fils qui permettent de parler facilement avec des collaborateurs qui ne sont pas présents dans la salle, est également un bon moyen de passer de meilleurs réunions : d’après une étude réalisée par Verizon Business, 89 % des personnes interrogés estiment que la technologie permet d’améliorer les réunions. Vous pouvez par exemple utiliser les services de Zoom, une entreprise proposant un service de visioconférence permettant d’organiser des réunions à distances et sur n’importe quel appareil (portable, tablette, ordinateur…) et pouvant accueillir jusqu’à 1000 participants, ou encore Klaxoon, un service permettant également d’organiser des réunions en vidéos et cela peu importe votre support, et disposant en plus de toute une série d’applications pour organiser des brainstorming, des sondages ou encore des votes.
Ainsi, même si les réunions peuvent sembler ennuyeuse, il ne tient qu’à vous de les rendre plus agréables. Et malgré les étiquettes qu’on lui colle sur le dos, la réunion n’en reste pas moins utile : d’après une étude réalisée par Beenote en 2017 auprès de 1300 personnes, 51 % des personnes interrogés considèrent les réunions comme efficace, et 81 % disent qu’elle a un impact positif sur le projet en lien avec elle.
