Chez Bureaux & Co, nous valorisons la confidentialité et la sécurité des données personnelles de nos clients et visiteurs. Cette politique de confidentialité décrit nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de partage des informations personnelles dans le cadre de nos services de coworking et lors de vos interactions avec nous, notamment via notre site web et nos formulaires en ligne.

Responsable du Traitement

Le responsable du traitement des données est Bureaux & Co. Notre siège social est situé au 84, rue Maurice Béjart 34080 Montpellier, immatriculé au Registre du Commerce sous le numéro 805 399 821 R.C.S. Montpellier.

1. Informations collectées :

Nous recueillons des informations lorsque vous remplissez un formulaire de contact sur notre site. Ces informations peuvent inclure votre nom, adresse email, numéro de téléphone et toute autre information que vous choisissez de nous fournir dans le cadre de votre message ou de votre visite.

Nous collectons des données personnelles pour les raisons suivantes :

• Fournir des informations détaillées sur nos services de coworking ;
• Gérer les demandes de rendez-vous pour visiter nos espaces ;
• Améliorer nos services et l’expérience utilisateur sur notre site ;
• Communiquer sur nos offres, événements et promotions.

Ci-dessous en détails le type de données collectées :

• Noms, adresses email, numéros de téléphone ;
• Informations professionnelles (entreprise, secteur d’activité) ;
• Préférences et intérêts relatifs à nos espaces de coworking ;
• Autres informations fournies volontairement via nos formulaires.

2. Utilisation des informations :

Les informations que nous recueillons sont utilisées pour :

• Répondre à vos demandes de contact et fournir les informations demandées.
• Améliorer notre site et notre service client.
• Organiser des visites de nos espaces si cela est demandé.

3. Partage des informations :

Vos informations personnelles ne seront pas vendues, échangées, transférées, ou données à une autre société sans votre consentement, sauf dans les cas nécessaires pour répondre à votre demande (par exemple, organiser une visite).

Nous pouvons partager vos données avec :

• Nos équipes internes pour la gestion des demandes et la communication ;
• Des prestataires de services pour des fonctions de support ;
• Des autorités légales, si requis par la loi.

4. Sécurité des informations :

Bureaux & Co s’engage à protéger vos données personnelles. Nous appliquons des mesures de sécurité rigoureuses pour prévenir toute perte, utilisation abusive ou altération de vos informations.

Nous prenons la sécurité de vos informations au sérieux et mettons en œuvre des mesures appropriées pour prévenir l’accès non autorisé, la divulgation, la modification ou la destruction non autorisée de vos informations.

5. Vos droits :

Conformément à la réglementation en vigueur relative à la protection des données personnelles, vous avez le droit à tout moment de demander l’accès, la correction ou la suppression de vos informations personnelles. Pour ce faire, veuillez contacter contact@bureauxandco.fr

En tant qu’utilisateur, vous avez les droits suivants sur les données vous concernant :

• droit d’accès à ses données personnelles,
• droit de rectification en cas de données inexactes ou incomplètes,
• droit à l’effacement de ses données, dans les limites des obligations légales ou réglementaires de conservation,
• droit d’opposition, notamment à l’utilisation de ses données à des fins de prospection ou de communication marketing,
• droit à la portabilité des données qu’elle a fournies, lorsque ce droit est applicable.

Ces droits peuvent être exercés à tout moment en adressant une demande soit auprès de l’office manager du site concerné, soit par email à l’adresse suivante : contact@bureauxandco.fr

Bureaux & Co s’engage à répondre à toute demande dans un délai maximum de 30 jours, sous réserve de vérification de l’identité du demandeur lorsque cela est nécessaire.

6. Durée de conservation de données

7. Utilisation de photos et vidéos lors des événements

Dans le cadre des événements organisés au sein de nos espaces (événements professionnels, communautaires ou conviviaux), des photographies et/ou vidéos peuvent être réalisées.

 Ces contenus sont susceptibles de représenter les résidents, leurs collaborateurs ou leurs invités, et peuvent être utilisés à des fins de communication externe (site internet, réseaux sociaux, supports de présentation, relations presse) ainsi que de communication interne.

Cette utilisation repose sur l’intérêt légitime de Bureaux & Co visant à valoriser la vie de ses espaces, sa communauté et ses événements, dans le respect de l’image et de la vie privée des personnes concernées.

Toute entreprise ou toute personne ne souhaitant pas apparaître sur ces supports peut s’y opposer à tout moment, sans justification, en adressant une simple demande par email à l’adresse suivante : contact@bureauxandco.fr

8.Vidéosurveillance dans les espaces communs

Afin d’assurer la sécurité des personnes et des biens, les espaces communs de nos sites sont équipés d’un dispositif de vidéosurveillance.

Ce dispositif est fondé sur l’intérêt légitime de Bureaux & Co et concerne exclusivement les zones communes (accueils, circulations, accès), à l’exclusion de tout espace privatif, sanitaire ou salle de réunion.

Les images sont conservées pour une durée maximale de 30 jours et sont accessibles uniquement aux personnes habilitées. Elles peuvent être transmises aux autorités compétentes uniquement sur réquisition légale.

9. Mécanisme de plainte – Droit de signalement

Dans une démarche de transparence et de responsabilité, nous mettons à disposition de l’ensemble de nos parties prenantes (clients, salariés, partenaires, fournisseurs, candidats ou toute personne concernée) un mécanisme de plainte permettant de signaler toute situation susceptible de porter atteinte aux droits humains, aux normes éthiques, aux obligations légales ou aux engagements sociaux et environnementaux de l’entreprise.

Toute personne peut soumettre une plainte ou un signalement via notre page dédiée accessible en cliquant ici
Cette page précise les modalités de dépôt, les étapes de traitement, les délais indicatifs ainsi que les conditions de recevabilité des signalements. Nous nous engageons à traiter chaque demande avec diligence, impartialité et confidentialité.

10. Politique de protection des lanceurs d’alerte

Nous nous engageons à garantir la protection de toute personne effectuant un signalement de bonne foi dans le cadre de notre mécanisme de plaintes. Aucun collaborateur, partenaire ou tiers ne pourra faire l’objet de représailles, de discrimination ou de sanction pour avoir soulevé une préoccupation légitime.

Notre politique encadre les principes suivants : confidentialité, prévention des représailles, et sanctions en cas de manquement à ces engagements.

1. Engagement

• Protection complète des lanceurs d’alerte contre toute forme de représailles.
• Garantie de confidentialité tout au long du traitement du signalement.
• Respect des obligations légales françaises et des standards B Lab.

2. Sanctions

• Toute tentative de représailles ou violation de cette politique entraîne des sanctions disciplinaires immédiates.
• Les mesures peuvent inclure avertissement, mise à pied ou autres sanctions prévues par le règlement interne.

3. Dispositif opérationnel

L’entreprise a mis en place un dispositif concret pour assurer l’efficacité de cette politique :

• Formulaire public sécurisé permettant un signalement confidentiel ou anonyme ;
• Registre confidentiel des signalements ;
• Processus formalisé avec délais encadrés à chaque étape du traitement ;
• Clause explicite de non-représailles intégrée à la charte éthique ;
• Mesures disciplinaires prévues en cas de représailles avérées.

Ces dispositifs s’appliquent à l’ensemble des parties prenantes internes et externes.

11. Modifications de cette politique :

Bureaux & Co se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Nous vous encourageons à la consulter régulièrement pour prendre connaissance des dernières mises à jour.

12. Contact :

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette politique de confidentialité ou vos données personnelles, n’hésitez pas à nous contacter à contact@bureauxandco.fr